Les Amis de la Nature recherche un-e secrétaire polyvalent-e

Nous recherchons pour une prise de fonction rapide à notre siège sis à Montreuil (93) dans les locaux du Mundo (centre de locaux associatifs) :

Une ou un secrétaire polyvalent.e en CDI à temps plein sur la base de 35 heures hebdomadaire.

Le salaire est à définir selon le niveau de compétence. Treizième mois.

La période d’essai est de 2 mois, renouvelable une fois.

Poste à pourvoir dès que possible

CV et lettre de motivation à envoyer à contact@amis-nature.org

Le poste à pourvoir

Sous l’autorité de la présidence fédérale et en étroite collaboration avec les élus du Bureau, vous effectuerez les tâches de secrétariat de la fédération, de gestion des adhésions, de saisie et de suivi des écritures comptables.

Vous êtes en charge notamment de :

Dans le cadre de la mission de secrétariat 

  • Réaliser ou mettre en forme courriers et rapports.
  • Recevoir les appels téléphoniques et transmettre les informations nécessaires aux personnes concernées.
  • Classer et archiver les documents internes à la fédération (statuts, procédures, PV de réunions, de congrès...)
  • Préparer les Conseils d’Administration : gestion de l’accueil des participants, réservation des salles de réunion et du matériel le cas échéant…
  • Préparer les congrès nationaux (tous les 3 ans)
    • Recueil des rapports des chargés de mission
    • Préparation et expédition des dossiers de congrès,
    • Gestion des participants
    • Participation aux congrès nationaux.
    • Rédaction des PV de congrès
  • Mettre à jour le site de la fédération, sa page Facebook et son compte Instagram.
  • Vous pouvez être amené(e) à évaluer l’urgence et la nature de sollicitations pour y apporter de premiers éléments de réponse, en l’absence de la personne en charge du dossier.

Dans le cadre de la mission d’administration

En interne

  • Saisir une partie des adhésions sur la plate-forme dédiée.
  • Suivre les cartes d’adhésion vendues aux associations locales.
  • Suivre les inscriptions aux modules de formations.
  • Traductions ponctuelles de documents en anglais et/ou allemand

En externe

  • Assurer le contact et les échanges avec les associations locataires au Mundo.
  • Représenter la fédération aux réunions des locataires du Mundo

Dans le cadre de la mission de comptabilité

  • Payer les notes de frais des bénévoles et établir les documents fiscaux.
  • Gérer le stock de supports de communication et objets dédiés.
  • Facturer et suivre les paiements des cartes et des supports de communication.
  • Saisir les écritures comptables.
  • Réceptionner les relevés bancaires, effectuer le pointage et le rapprochement.

Le profil recherché

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), autonome et dynamique, travailler seul(e) dans un bureau ne vous gêne pas. Déployant un sens poussé de l’organisation et de la planification, vous savez hiérarchiser le travail et gérer les priorités.

Vous avez de bonnes connaissances de l’outil informatique, et une bonne maitrise des outils du pack Office, des réseaux sociaux, des outils de travail collaboratif et de communication numérique. Bonnes notions de comptabilité et une aisance rédactionnelle vous permettront de dominer les aspects administratifs et organisationnels du poste. Vous avez la connaissance de l’anglais.

Une expérience des milieux associatifs est souhaitée ainsi que la connaissance des problématiques liés à une fédération.